先日、市内の浦瀬小学校さんで防災訓練が行われました。
地震が発生したという想定で、学校から保護者に向けた連絡を携帯メールを使って行うというもの。
その際に「開封確認」も同時に実施しました。
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相手に情報が伝わったかどうかは、情報伝達上とても重要なファクターです。
それが最も端的に現れるのが「災害時」。
災害時に情報をきちんと伝達できるかどうかは、伝える相手の命を左右しかねないものだと言っても過言ではありません。
ですから、伝達者にしてみれば、情報がちゃんと伝わったかどうかはとても気になるところです。
メールを送っても、相手がそれを読んでくれたかどうか？分からない。
それに比べて電話のほうは、相手が電話に出てくれさえすれば、少なくとも伝達者側の最低限の役割は実行できていることになる。
だから「メールより電話のほうが確実だ」･･･もしかしたら、そんなふうにお考えの方が案外多いかもしれませんね。
でも、ちょっと待って！
ご存じですか？災害時には、電話はほとんど通じないということを。
電話のほうが安心感があるという考え方は分からないではないですが、通じないことには、伝達者としての役割を果たすことができず、安心感どころか、ますます不安を感じることになってしまいます。
その点、メールはどうでしょうか？
メールは大震災下でも比較的通じやすいということが、中越大震災、中越沖地震の際にも証明されています。
ですから、災害時の情報伝達にメールを活用しようとすることは間違ってはいないはず…問題はその先です、、、メールを送った先の人が、そのメールを読んでくれたかどうか、、、それが分からないので、ちゃんと伝わったのかしら？という不安が拭いきれないのです。
そこで、今回の防災訓練では「開封確認」を実施しました。
開封確認とは、文字とおり、メールを開封してくれたかどうかを確認できる機能のことで、メール受信者たちの中で、まだメールを開いてくれていない人がいれば、それらが未読者一覧として発信者側の画面に一覧表示されるのです。
これなら、読んでくれた人、そうでない人がはっきりと分かる。
さらに、当方のシステムでは、
未読者がいた場合、発信者はワンタッチの簡単操作で未読者だけにメールを再送することができ、それらの人たちにメール開封を促すことができる。
あとは未読状況を見ながら、状況に応じてメール再送を繰り返せばOKです。
私たちの行った実験では、二回目のメールで90％以上の人が開封し、三回目のメールでほぼ100％に近い状態になるというデータが出ました。
もちろん、これは会員数の規模にも因ると思います。
会員数1万4千人近くまで広がった、私たちの情報共有網で、同様の結果が出ることはまずあり得ないでしょうが、少なくとも一つの小学校の保護者数レベルの人数なら、これに近いデータが得られるのではないかと感じております。もっとも、これも普段から一般連絡などで盛んに使われているという「普段使いの充実」があってのことですが…。
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さて、いかがでしょうか？
送ったメールを読んでくれたかどうか？伝えたい情報が伝わったかどうか？という、メールを連絡手段として使った場合の心配は、「開封確認」機能を活用することでほぼ払拭することができたのではないでしょうか？
これなら、伝達者としての役割を果たせるし、安心感も得られるということになりますよね!?
加えて、伝言ゲーム式の電話連絡網と異なり、発信者(＝伝達者)である学校側から保護者個々へのダイレクト同報送信連絡式のメールなら、途中で情報がねじ曲がることも有り得ません。
「電話」と「メール」…開封確認機能を使えば、「電話のほうが確実」などと、もう思わないですよね!?
