メールでのコミュニケーションに悩む人は多いでしょう。顔が見えず、声も聞こえない以上、誤解が発生しやすいのは仕方の無いことです。しかし、こうした誤解はカンタンな気遣いによって解決することができます。本日はそのための7つのテクニックを紹介します。
キーワードは「感情表現を豊かにする」ことです。なぜLINEのスタンプが多くの人に受け入れられているのか。キャラクターたちの魅力はもちろんですが、本質は「あなたの感情表現をカンタンにしてくれるから」です。メールでも、あなたの感情がしっかりと伝わるよう気遣うことが大切です。
■ 嫌がられるメールとは
「嫌がられるメール」は、大体、次のようなものがあります。
・ぶっきらぼうなメール ： すべて「。」で終わっていて感情がわからない
・気持ち悪いメール ： ハートなどの絵文字がたくさん使われている
・めんどくさいメール ： 何度も連続して送ってきて、返信を催促される
■ おさえたい7つのポイント
メールコミュニケーションを円滑にするには、いかに「相手に誤解されないか」「相手を不快にしないか」というのが重要です。
◎ 1:「。」で終わらせない
あなたにそんなつもりがなくても、全ての文章が「。」で終わるメールだと、相手はあなたが怒っているのではないかと誤解してしまう可能性が高いです。ただし、ビジネスメールは除きます。
◎ 2:絵文字や顔文字を使う
「絵文字なんか使うのはキャラじゃない。悪意は無いんだから『。』だけでもいいじゃないか」という方もいるでしょう。「自分はそういう人間だ」と押し通して問題ない相手なら良いですが、まだお互いを知らない関係の場合は、相手を尊重し、メールマナーと割り切ってやるべきです。
◎ 3:絵文字や顔文字を使い過ぎない
これは男性が送るメールに限定されますが、絵文字を多用する男性は「女々しい」と思われる可能性があります。その危険性が高いのは次のものです。
・ギャグではなく、本気の「 」を使う
・多彩な絵文字を利用してメールを彩る
・丁寧に「！」も「？」も絵文字で表現する
こうしたメールは引かれる可能性の方が高いので、避けた方が賢明です。絵文字は、ハートのようなピンク系ではなく、黄色系の「太陽」「豆電球」「星」といった、シンプルなものに押さえましょう。
◎ 4:すぐに返信しない
学生のように、毎日学校で顔を合わせる仲の良い相手であれば問題ないですが、社会人になるとほとんどの場合、自分と相手のライフスタイルは大きく異なります。仕事で忙しいこともあるでしょう。そうした間柄では、メールが来たときに「すぐに返信しない」ことが逆にマナーとなる場合があります。返信のタイムラグが無いと、お互い「すぐに返さなければならない」というプレッシャーが生まれ、負担に感じてしまうからです。あなたが意図的にタイムラグを作り、「即返信の必要は無い」ことを伝えられれば、相手も気が楽になります。このような、「時間のある時に返せば良い」という気軽さがあった方が、よい関係でメールを続けることができるでしょう。
◎ 5:約束ごとなど、緊急を要するメールはすぐに返す
とはいえ、「今度の飲み会来週の金曜日にしようと思うんだけど、都合どう？」といったような、返信をしなければ相手に迷惑をかけてしまうような内容の場合は、できるだけ早く返信するべきです。まだ自分の予定が分からない場合は、「分からないから待ってほしい」という旨の返信をしましょう。これは最低限のマナーです。
◎ 6:特に理由もなく2通続けて送らない
「返信が来ないと自分が不安だから」という理由で、2通以上連続で送ることは避けましょう。相手には相手の都合があって返信をしていないのです。返信を急かすような2通目が送られてきて、喜ぶ人はいません。相手が忘れてしまっている可能性もありますが、約束ごとのように返信が無いとどうしても困ること以外は、催促メールは避けるべきです。メールはコミュニケーションの手段であって、あなたと相手の関係を形作る本質ではありません。コミュニケーションを取りたいのであれば、メールを「つなげること」にこだわるのではなく、会う約束をしてメールを切ってしまう方がムダな心配をしなくて済みます。
◎ 7:相手の名前を文章に入れる
細かい配慮ですが、これは相手に好感を持たれるためのテクニックです。ただ「おはよう」というよりも、「◯◯ちゃんおはよう」というように、相手の名前を入れてあげた方が、そのメールが自分のために送られているものだということを、より強く意識させることができます。とはいえ、これも入れすぎるのは逆効果です。内容を考えて適度に使うようにしましょう。
■ おわりに
上で述べたように、メールはコミュニケーションの手段であって、本質ではありません。最低限、誤解を与えないようなメールが送れれば関係を悪化させることはないでしょう。メールでいかに関係を深るかと考えるよりも、会って直接話をした方が圧倒的に早いし効果的です。メールは、直接会う連絡を取るためのツールとして割り切ってしまった方が、気楽にコミュニケーションがとれるはずです。
(著：nanapiユーザー・nabeotsu 編集：nanapi編集部)
http://news.goo.ne.jp/article/nanapi/life/nanapi-00007269.html
