受信するメールの数が多過ぎて悩んでいる──。そんな声をよく聞きます。彼らはメールの受信箱を見るのがいかに憂鬱であるかを語りますが、それは甘んじて受け入れるべきものではないと私は思っています。
何年もかけて私は、メールの受信箱を効率良く管理し、メールに振り回されないようにする、いくつかの実用的なガイドラインを作りあげました。今回はそのガイドラインを紹介しましょう。
1．「受信メールの数を減らしたいなら、送信するメールを減らすべし」
とにかく送信メールを減らすこと。馬鹿みたいに簡単な答えに思えるかもしれませんが、私はこれがメール管理の黄金の法則だということが分かりました。
この法則は、以前勤めていた会社での経験で最初に気付きました。その会社にいた当時、仕事を一緒にしていた2人の仲間が、数週間の間にどちらも退社してしまいました。どちらもコミュニケーション能力の高い人で、長時間よく働き、それが故に大量のメールを送っていました。彼らと働いていた時は、この量のメールのやりとりが当然だと思っていましたが、彼らが辞めた後、やりとりしているメールの量がおよそ20～30%減ったことに気付きました。
受信箱にあったのは、彼らのメールだけではありません。私が彼らに対して送った返信、メールの内容に応じて追加された人たちからの返信、その後でメールのコピーを受け取った人からの返信なども含まれます。
この大きな変化に気が付いた後、私は絶対に必要なメール以外は書かないようにする実験をすることにしました。その結果、メールの数が絶対的に減り、受信箱がより管理しやすくなりました。そして、このルールを引き続き守るようにしてきました。
2．未読メールを使う
Outlookの受信箱にあるそれぞれのメールにマウスをあわせると、右クリックのオプションメニューがいくつかあります。そのひとつが「未読メールにする」です。「未読メールにする」を使うことで、私は根本から仕事のやり方が変わりました。
メールを未読に戻すと、「時間をかけて返信をしなければならないもの」と「重要ではないので削除してよいもの」とが、受信箱を一目見ただけで分かるようになりました。
きちんとした返信を後で書きたいものは、一度メールを読んだ後で未読メールにするのです。未読メールを使うことで、重要なメールに返信をしないまま、次々とやってくるメールに押され大事なメールが画面から消えていってしまうという恐怖のプレッシャーから少し解放されました。また、後でやる仕事のToDoリストとしても機能します。
未読メールにしたものは、仕事の内容を終わらせることも含め、できるだけその日の終わりまでには対応するようにしています。すべてをその日のうちに終わらせられない場合は、翌日、その前日に未読メールにしたものから仕事を始めます。
3．ルーティンを確立する
ここ数年私は、仕事のある日は決まったルーティンをこなしています。朝は5時～5時半の間に起き、メールの受信箱をザッとチェックするのに約1時間、その日のニュースをチェックし、朝食を食べ、子どもと軽く遊んで、運動をし、会社に行くのに大体2時間使います。家に帰ってからは、娘をベッドに寝かしつけ、妻と夕食を食べ、リラックスしながらいつものテレビを見ます。
このスケジュールを守るようになってから、メールの受信箱の管理はかなり楽になりました。数日の間どこかに出かけることがあったり、どんなに忙しい日であっても、このルーティンをほんの少しも変えないように毎回努力してきました。メールの受信箱をスッキリとさせると、それくらい気分が良くなるのです。
受信箱にメールが溜まることで、色々な問題が起こります。たとえば、前日未読にしたメールが増え始めると、プレッシャーがかかってきます。実際にメールが溜まり過ぎることで、すべてが悪い方向に進み始めます。このような状態を回避する一番の方法は、ルーティンを確立し、できるだけそれを確実に実行するようにすることだと分かりました。ベンジャミン・フランクリンもやっていたことですから、誰にでも有効なのではないかと思います。
4．メールの言葉は正確に
子どもの頃にやった伝言ゲームを覚えているでしょうか。クラスで輪になって、隣の人に文章をこっそりと耳打ちする、あの遊びです。輪の最後の一人が自分の伝え聞いたことを発表すると、原型をとどめぬ言葉になっているのが伝言ゲームの楽しさのひとつですが。これが小学校3年生の教室で起こったことなら爆笑で済みますが、仕事でやってしまうと最悪です。
伝言ゲームと同様に、メールで使う言葉は、曖昧なものや誤解されそうなものは避け、慎重に選びましょう。一番最初に言葉を選ぶ人が、より正確な言葉を使うようになると、後のメールでも誤解や内容を明確にするための質問が減るようになります。結果的に、あなたも同僚やチームメンバーも、より自分の仕事に集中できるようになります。
5．宛先に誰を入れるかを考える
「To（宛先）」と「Cc」をほとんど同じように考えている人が多いように思いますが、違います。自分のメールが誰に宛てたもので、そのメールに対して返信して欲しいと思っている人が誰か、を明確にするために「To」を使います。そのメールを読んでおいた方が適切だと思われる人に、コピーを送るという意味で「Cc」を使います。
後々メールの内容が逸れてしまわないようにするには、返信して欲しい相手を明確にするのが一番です。本当は誰か1人の返信が欲しいのに「To」に6人を入れていたら、6人がそれぞれ別々に返信をしてきて、予期しない結果を招くはめになります。
6．きちんと返信をする
これは簡単なことです。メールの宛先（To）に自分のアドレスが入っているメールを受信した場合、そのメールに対しては時間をかけてきちんと返信しましょう。返信するときは、言葉は少ない方がいいです。「ありがとう」「確認しました」「了解しました」というような感じです。これで送信者はあなたがメールを受け取ったことが分かり、それ以上の情報を送る必要もなくなり、相手の仕事がひとつ終わることになります。
もしきちんと返信をしなかったら、送信者はあながたメールを見たのかどうかも分からず不安になるだけでなく、ほとんど同じような内容のメールをもう一度送ってくることが多いです。しかも、宛先に返信を期待していない人を何人も入れていたら、人数が多ければ多いほど、その分受信箱も混乱していきます。
7．微妙な内容はオフラインで直接伝える
メールというのは、正しい使い方をすれば、生産性を向上させる価値あるツールになります。しかし一歩使い方を間違えると、混乱を招くものにもなります。後者の一番悪い例としては、細かいニュアンスや微妙な内容を伝えたい時にメールを使うと、かえって議論を招く結果になったり、誤解されて攻撃的なメールが返ってきたりします。メールの中の思いもよらない言葉が引き金になって、相手が怒ったり誤解したりするのはよくあることです。その人には二度と同じ言葉を使わないようにしましょう。
メールをはじめオンライン上で、敵対心をむき出しにした議論に巻き込まれてしまった場合は、とにかく反応するのをやめましょう。電話するか相手の会社に出向いて、直接話し合うようにします。面と向かって話していれば、メールの些末な部分で忘れられていた大事な部分を伝えることができ、無用な議論や口論が争いごとに発展するのも防げます。
7 Ways to Manage Email So It Doesn’t Manage You | LinkedIn
Jeff Weiner（原文／訳：的野裕子）
http://news.goo.ne.jp/article/lifehacker/life/living/lifehacker_34986.html
