企業には、専門職しかできない重要な仕事もあれば、誰にでもできそうな雑用的な業務もあります。ただ、誰もがやりたがらない雑務を、部下にやらせるのもリーダーの仕事です。それでは、部下に雑用を指示するうまい方法を以下に述べてみましょう。
■雑務に対する動機付け
営業系の会社を例にとると、セールスの部署が最も会社への貢献度が高く、事務系の部署は営業系よりも格下とみられる傾向があるようです。
営業の部署が直接部門で、事務系は間接部門と称されることも多いようですが、間接部門の中でも、業務内容によっては単純な作業も多く、これらは若手の社員が担当させられることが大半です。しかし、これらの雑務を嫌う社員に対しては、管理職はその動機付けをしなければなりません。
■雑務が果たす役割をビジュアル化する
企業においては、どんなに些細に見える業務であっても、「どうでもいい仕事」といえるものは存在しません。そもそも、本当に「どうでもいい仕事」であれば、最初からやらなくてもいいわけです。雑務であれなんであれ、組織にとって必要だからこそやるべき仕事であるということを、管理職は担当者によく理解させねばなりません。
雑務の重要性を伝えるためには、その仕事が部署全体の業務にどのような位置を占め、どのような役割を果たしているかを担当者に理解させる必要があります。例えば、業務の流れをフローチャートにして、ビジュアル化すると、飲み込みは早まることでしょう。
■雑務に対する業務改善を
雑務における動機付けが済んだら、今度は雑務の業務自体を見直してみる必要があります。事務系の管理業務は大半が単純作業です。若い世代にとっては、シンプルなルーティン作業を退屈ととらえてしまいがちです。これを改善するために、作業の効率化についての提案も担当者に求めるのも良い方法です。
自分の提案によって業務の改善が実現すれば、社員のモチベーションは高まり、雑務が雑務としてとらえられなくなることも大げさではありません。リーダーが常に心がけなければならないのは、どんな些細な作業であっても、全く必要性のない業務などはないことを、部下全員に周知徹底させることでしょう。
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