コミュニケーションは最初の一言でほとんど印象が決まってしまう。話し方の専門家に必須の基本フレーズを伺った。

※本記事は、あがり症と話し方の専門家・新田祥子氏の話、および『こんなときなんて言えばいいの？　　とっさのひと言フレーズ集』(新田祥子著)をもとにプレジデント編集部作成。

●名刺を交換する

「わたくし、○○会社の○○と申します。よろしくお願いいたします」

●名刺を切らしていた

「申し訳ございません、名刺をきらしてしまいました。わたくし○○と申します」「めずらしい(素敵な)お名前ですね」

●名刺交換後の一言

「オフィスは○○にあるのですか。近くに○○がありますよね」

(名前に特徴がない場合は、住所などで話題をつくる)

●アプローチしていた取引先に初めて会えた

「貴重なお時間をつくっていただいて、ありがとうございます」

「今日という日を楽しみにしておりました」

(感謝の言葉は相手の承認欲求を最大に満たす。惜しみなく使おう)

●上司を取引先に紹介する

「私の上司、部長(役職名)の○○でございます」

(年齢や立場に関係なく、必ず自社の上司を先に紹介する。役職と姓のみ)

●取引先から言いにくい意見を求められた

「個人的には○○様の意見に賛成ですが、別の見方も興味深いですね」

「仮説としては、どちらの意見も成り立ちますね」

(否定も肯定もせず、どちらも立つようにする)

●相手との距離を縮めたい

「私を部下と思って、どんどん使ってください」

「御社に学びながら成長していきたいと願っています」

「これからもご指導よろしくお願いいたします」

(自分を下に置きながら相手の懐に飛び込んで、距離を縮めてもらう)

●相手の本音を知りたい

「図々しくお聞きしてもよろしいでしょうか」

「このほかに、何か懸念はございますでしょうか」

「私の力不足で、何かお聞きできていない点はないでしょうか」

●取引先からさらに情報を引き出したい

「ベストな形でのご提案をしたいので、他に私が知っておくべき点がございましたら教えて下さい」

●可能性を知りたい

「1カ所でも気に入っていただけた点はございましたでしょうか」

「今後のためにも、足りないところをお教えいただけますか」

(接点を絶たないことを目標に話を進める)

●出会いを次につなげたい

「御社と接点ができるだけで光栄です」

「このご縁を大切にしたいと思います」

「このご縁を大切にするため、御社にメリットのある提案書を作成してみます」

(相手を喜ばせ、自分の気持ちを謙虚に伝える)

●トラブルを未然に防ぐ

「何か問題点はありますか」

「他に準備しておくことはないでしょうか」

●取引先で部下が失敗

「この度はご迷惑をおかけしまして、申し訳ありませんでした」

「少し状況をお聞かせいただけないでしょうか」

(どちらが悪いかわかっていない段階でも、まずは「迷惑をかけた」ことを謝罪)

●煮え切らない取引先の決断を促す

「残念ですが、いったん白紙に戻しましょう」

「今回は仕方ありません。またの機会にご一緒させてください」

(プラスの言葉と共にいったん引く。「逃がした魚は大きい」と思わせると得)

●ミスをしてしまった

「誠に申し訳ございません」

「早急に対応策を考えます」

(謝罪するときは最上級の言葉で。一生懸命さを伝える)