まず、メール中毒であることを自覚せよ
間違いなくメール中毒の人は存在します。このような人は日々の活動のゴールや目的を見失いがちです。「未読メール」があるおかげで、メールを読み飛ばすことができません。これは効率性の大敵です。唯一の解決法は、メール中毒をやめること。始めは難しいかもしれませんが少しずつ始めましょう。
メールはチェックしなければいけないので、完全にやめることはできません。ですが、メールのチェックを1日2回だけに制限しましょう。メールよりも大事なことに集中する時間を作るのです。メールを「整理する」ことと、「返信する」ことは異なります。受信メールをすべて片付けなくてもいいのです。
2秒ごとにしていたメールのチェックを、急に4時間ごとに行うのは難しいですよね。だから「今月末までに1日2～3回のみメールをチェックする」といった目標を立てましょう。ゆっくり始めればいいのです。まずは15分、そして30分と。中毒を制限できるまで小さな目標を達成していきます。
こんな声が聞こえてきそうですね。「緊急性の高いメールは？ 誰かが私を必要としている。重要なプロジェクトが…」これらは次のようにすると解決されます。「1日に2～3回しかメールをチェックしません。緊急時は電話してください。メールは後で読みます」といった内容の文章を署名の下に添えるか、自動返信されるよう設定しましょう。
異常な行動をやめる
メール中毒をやめられたら、次は他の異常な行動とも戦うときです。あなたはメールタグ、フォルダ、サブフォルダをいくつ持っていますか？ メール中毒の経験者として暴露しましょう。私は、かつて130ものラベルを作っていました。こんなに多くのラベルやリストを管理していると、効率性が落ちてもおかしくありません。そんな私をDavid Allenが救ってくれました。今、私に届くメールが行き着く先はたった6つのラベルです。
- ゴミ箱（一番のお気に入りです）
- アクション
- プロジェクト
- いつか読むもの
- あまり重要ではないもの
- 参照
130が6に。これだけで十分です。
唯一の「幸せな場所」
メール管理のためのいろいろなアプリがあります。カレンダーやタスクリスト、Evernoteのようなアプリなど。たくさんの情報が行きかい、ある情報をあるべき場所に持っていくために、たくさんクリックしなければなりません。
「EZ Email」というアプリはいかがでしょう？ 1回クリックするだけで、すべてのメールを管理できます。1回の「マジック」ボタンで、タスクや締め切り、リマインダー、アーカイブを設定してくれます（そして受信トレイ0件を目指しましょう）。これはひとつの例です。このアプリには他にも多くの「マクロ」と呼ばれる「マジック」ボタンがあります。
IQ TELLがあると、全てが1つの場所にまとまります。メール、カレンダー、タスク、プロジェクト、参照情報…すべてが「幸せな場所」へ。さわりに下記のビデオをご覧ください。トライアルの期間、メール管理に費やす時間が90％減ったという結果が出ました。
