- 「学校～保護者～地域」連携の失敗例
- 年度替わり作業に関する運用上の失敗例
- 平時の運用上の失敗例
「学校～保護者～地域」連携の失敗例
■ A学校の事例 ： 卒業生の保護者から大量に受信拒否されてしまった。
A学校は、『学校～保護者～地域』の３者間による連携を模索し、卒業生の保護者も地域の一員として捉え、卒業後も退会を促さずに登録者として残すと共に、回覧板で地域の方々の登録を促していました。
このような運用を数年間続けた結果、“メール受信拒否”を設定する方が増えてしまい、それによってシステム異常をきたす原因となりました。
そこで“メール受信拒否”の理由を検証したところ
- 「児童卒業後も、地域の一員として情報を受信してもらいたい」という学校側の意図が、保護者側に明確に伝わっていなかった。
- 情報の内容が在学生関連に傾倒しすぎ、地域の一員としては興味のないことばかりだった。
結果、“メール受信拒否”をしたというものでした。
当方のメールシステムにおいては、登録者が「メールを受信したくない」と考えた場合、定められた登録者が行う退会手続きをすることでその後のメール配信対象から除外されます。 しかし、登録されたまま“メール受信拒否”するということは、学校がメール配信する度に拒否通知がシステムに不達エラーメールが返ってきてしまいます。このような状態は、多くのメール配信システムにおいてシステムが正常に動かなくなる不具合の原因となってしまうのです。
■ この事例の場合の解決方法（案）
- 地域に対して発信する情報はどのようなものか、事前に公表しておく
- 「卒業後も、地域の一員として情報共有してほしい」旨の意図を明確にすること
- メール登録を解除したい場合は、”受信拒否”ではなく、正規の方法で解除してもらうこと
■ B学校の事例 ： 属性を曖昧にしたために、教員間内部情報が誤って保護者に配信された。
B学校は、『学校～保護者～地域』の３者間による連携を模索し、登録時にを「教職員」「保護者」「地域」の３つの属性を選択できるようにしました。
結果、保護者の方や地域の方の中に誤って「教職員」を選択してしまい、 それによって教職員向けの内部連絡が漏洩してしまいました。そこで、入力作業を学校側が行うことにしたところ、今度は、学校の運用担当職員に過度の負担が掛かり、担当教職員の通常業務に支障をきたすことになりました。
■ この事例の場合の解決方法（案）
この学校では、「属性を正確に振り分けられて」かつ「学校に負担の掛からない」方法を見つけることができなかったため、結局のところ、３属性に分けることを断念していました。 （現在、当方のアドバイスによって３属性分類が実現しています）
年度替わり作業に関する運用上の失敗例
■ C学校の事例 ： 学年属性を作っていたために、年度替り作業が大変
当方では、1年生、2年生といった学年属性ではなく、平成23年度入学、平成24年度入学といった入学年度属性による子供たちの管理を推進しております。
C学校では、学年属性による管理を行った結果、毎年年度替わりに学年を変更する作業が必要になってしまった。
■ この事例の場合の解決方法（案）
学校属性で管理していたものを、入学年度属性による管理に変更し、作業時間を大幅に短縮することができた。
平時の運用上の失敗例
■ D学校の事例 ： 保護者がメールアドレスを変更→その都度学校側が作業大変
D学校では、Excelデータを使ったメールシステムを運用していました。この方法だと、保護者がメールアドレスを変更するたびにアドレスを学校が変更する必要があり、そのたびに作業が発生します。
また、学校で保護者のメールアドレスを管理するというのは、万が一にもデータが漏洩する危険性をはらんでいるということです。
■ この事例の場合の解決方法（案）
当方のメールシステムでは、登録時に発行される登録証からメールドレスの変更が保護者自ら行うことができます。また、学校でメールアドレスを把握する作業がないためにデータ漏洩の危険性がありません。
■ E学校の事例 ： 保護者が学校から送信された「メールを削除してしまった」と問い合わせ
E学校では、専用のメール配信システムを運用しているがメールを配信するたびに「保護者からメールの中身に対する」問い合わせが殺到した。
■ この事例の場合の解決方法（案）
他のメールシステムは、メールを配信することで完結しますが、当方のメールシステム、サイトと連動しています。つまり、メール配信を行う一連の作業だけでサイト上に情報が掲載されます。そのため、万が一にも保護者の皆様がメールを削除してしまってもサイト上で確認することができます。
